Reisekosten richtig abrechnen

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Nächtigungsaufwand und Nebenspesen gelten als Betriebsausgaben. Vorsicht bei der Geltendmachung von Tages- oder Nächtigungsdiäten bei Dienstreisen!

Grundsätzlich können Sie als Selbständiger oder Unternehmer Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings gibt es klare Regeln, was abzugsfähig ist.

Unterscheiden Sie bei den Fahrtkosten, ob diese für die Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels  bzw. ihres Betriebsfahrzeuges entstanden sind oder ob sie mit ihrem privaten KFZ unterwegs waren. Auch für die Geltendmachung von Taggeldern und Nächtigungskosten  gelten bestimmte Voraussetzungen.

Stellen Sie sich daher die Frage:

Wie und wie lange sind Sie beruflich gereist?  Kosten für Betriebsfahrzeug oder Privates KFZ

Sie verwenden ein Betriebsfahrzeug, das dauernd oder zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke genutzt wird?

  • Machen Sie sämtliche für das Fahrzeug anfallende Kosten wie Leasing-Aufwand, Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, motorbezogene Versicherungssteuer, Wartungs- und allfällige Reparaturkosten als Betriebsausgabe geltend
  • Privatanteil ausscheiden nicht vergessen und unbedingt ein Fahrtenbuch führen
  • Für die gelegentliche Nutzung des privaten KFZ gilt das amtliche Kilometergeld (dzt. 0,42 Euro/km) als Betriebsausgabe

 

Vorsicht bei Tagesdiäten und Nächtigungsaufwand

Voraussetzung für die Geltendmachung ist eine „Reise“ im steuerlichen Sinn. Dann können Sie die anfallenden Kosten als Betriebsausgabe geltend machen.

Beachten Sie dabei aber bitte folgende Voraussetzungen:

  • Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches Ihrer Betriebsstätte gelten nicht als Reise z.B. innerhalb der gleichen Stadt oder zu einem gemieteten Platz in einer Bürogemeinschaft
  • Die Entfernung vom Unternehmen/Betriebsstätte oder dem Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit muss mindestens 25 km betragen – pro Reise
  • Im Inland muss ihre Reisedauer mehr als drei Stunden betragen
  • Tagesdiäten stehen ihnen nicht zu, wenn sie länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort waren
  • Nächtigungen können mit pauschalierten Sätze (lt. EStG sind das 15 Euro inkl. Frühstück im Inland) oder mit entsprechendem Beleg der Kosten für Übernachtung inkl. Frühstück abgesetzt werden

Dieser Tipp wurde von Eva Tschurtschenthaler, Berufsgruppensprecherin Buchhaltung UBIT Salzburg, zur Verfügung gestellt.

Für weitere Informationen zu aktuellen Vorschriften, Abrechnungsmodalitäten des Tag- und Nächtigungsgeldes oder anderen Fragen in ihrer Reisekostenabrechnung sprechen Sie mit  Ihrem/er (Bilanz)buchhalterIn, der/die alle erforderlichen Informationen für Sie bereithält.

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